M-Boxi Oy:n asiakasrekisterin rekisteriseloste

 

 

  1. Rekisterinpitäjä

M-Boxi Oy
Y-tunnus: 0111444-8
Mikonkatu 8 , 00100 HELSINKI

  1. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Sampo Soilampi, sähköposti: etunimi.sukunimi@m-boxi.fi

  1. Rekisterin nimi

M-Boxin kanta-asiakasrekisteri.

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriä käytetään M-Boxin asiakkaiden asiakassuhteiden hoitamiseen, asiakasyhteydenpitoon, markkinointiin ja liiketoiminnan sekä asiakaspalvelukokemuksen suunnitteluun ja parantamiseen. Asiakasrekisterin tietoja voidaan hyödyntää myös tarjousten, etujen, tilaisuuksien tai muiden markkinointitoimenpiteiden kohdentamiseen laissa säädetyissä rajoissa. Rekisteriin kerätään asiakkaiden ostokäyttäytymistietoja ostopaikka-, loppu-summa-, tuoteryhmä-, ja tuotetasolla. Rekisteriin voidaan kerätä myös palautetta kanta-asiakasohjelman kehittämiseksi.

  1. Rekisterin tietosisältö

Hakemuksen perustiedot:

  • etunimi ja sukunimi
  • syntymäaika
  • lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka (rekisteriin ei kerätä mahdollisesti salattua osoite- tai muuta yhteystietoa, tiedonantaja vastaa tiedon vaatimuksenmukaisuudesta)
  • sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • sukupuoli
  • luvat markkinointiviestintään

Asiakkuuden johdosta rekisteriin mahdollisesti merkittävät tiedot:

  • tehdyt ostot ostopaikka-, loppusumma-, tuoteryhmä- ja tuotekohtaisesti
  • asiakkuuden kehittämistä varten kerätyt tiedot
  • mahdolliset tiedot asiakasta kiinnostavista rekisterinpitäjän palveluista ja tuotteista
  • muut asiakkaan omasta aloitteesta annetut tiedot

Asiakkaan ilmoituksesta rekisteriin mahdollisesti merkittävät tiedot:

  • suoramarkkinointikielto
  • kielto lähettää markkinointikyselyjä
  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan perustiedot ja suoramarkkinointitiedot kerätään asiakkaan tekemästä kanta-asiakashakemuksesta ja asiakassuhteen aikana rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista, rekisterinpitäjän palveluiden käytön yhteydessä tai rekisteröidyn suostumuksesta keräämällä. Asiakkaan julkisia nimi- ja yhteystietojen päivityksiä voidaan saada myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

Asiakkuuteen liittyvät tiedot saadaan kanta-asiakasohjelmassa mukana olevien liikkeiden kassajärjestelmistä, kanta-asiakasjärjestelmän www-sivustosta tai muusta lähteestä, johon asiakkaan toiminnot voivat kirjautua. Tietoja voidaan saada myös asiakkaan tekemistä ilmoituksista tai asiakaskyselyihin annetuista vastauksista.

  1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisteristä luovutetaan tietoja kulloinkin voimassa olevan lain mukaan viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta tietoja voidaan siirtää tai ne voidaan kerätä suoraan rekisterinpitäjän sopimuskumppaneille. Tällöin tietojen-käsittelyä koskevat velvollisuudet on järjestetty osapuolten välisin sopimuksin.

Tietoja voidaan siirtää käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta tietosuoja-asetuksen ja sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään, käytetään lain vaatimia turvatoimenpiteitä.

Lisäksi tietoja voidaan käyttää tai luovuttaa, mikäli se on tarpeen lain, säädöksen tai laillisen pyynnön johdosta sekä oikeusvaateilta puolustautumista varten.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Ainoastaan määrätyillä rekisterinpitäjien ja niiden toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää kanta-asiakasrekisteriä rekisterinpitäjän myöntämän käyttöoikeuden perusteella. ATK-pohjainen järjestelmä on suojattu ulkoapäin palomuurisuojauksin ja muin teknisin turvatoimenpitein. Tietojärjestelmä on suojattu ja sinne pääsevät vain nimetyt käyttäjät henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Käyttäjiä koskee vaitiolovelvollisuus. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen muun muassa asiakassuhteen ylläpitämistä varten. Tiedot poistetaan kun niiden säilytys ei enää ole tarpeen 5 vuoden kuluessa.

Henkilötietoja ei säilytetä pääsääntöisesti manuaalisissa rekistereissä. Hakemukset ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa.

  1. Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on M-Boxin kanta-asiakasrekisterissä. Pyynnön voi tehdä kirjallisella ja allekirjoitetulla pyynnöllä, joka asiakkaan tulee toimittaa myymälään sekä kopio pyynnöstä rekisteriasioita käsittelevälle yhteyshenkilölle kirjeitse tai sähköpostitse. Tarkastuspyynnössä on ilmoitettava tiedustelijan henkilöllisyys sekä osoite.

Jos asiakas kieltää lähettämästä markkinointiviestintää, asiakkaalle voidaan silti lähettää tietoa koskien asiointeja ja asiakkuutta. Tietojen antaminen voi tietyissä tilanteissa olla palvelun käyttöönoton tai käyttämisen edellytys.